Certificate of Eligibility (CoE) Sekolah Jepang

CoE merupakan singkatan dari Certificate of Eligibility. CoE sangat dibutuhkan dalam mengurus visa keluarga yang akan menyusul ke Jepang. Dengan memiliki CoE berarti keluarga tersebut dijamin (digaransi) oleh seseorang, sehingga dapat terpenuhi kebutuhan hidupnya dan layak tinggal di Jepang. Penjamin biasanya seseorang yang memiliki hubungan keluarga dan telah terlebih dahulu tinggal di Jepang atau bisa juga sensei (academic supervisor) kita masing-masing.

“Alhamdulillaah, setelah 2 hari bersepeda ke sana kemari (24-25 Desember 2008), akhirnya selesai juga permohonan CoE di kantor imigrasi Ehime. Tidak lupa saya ucapkan terima kasih, terutama kepada Mas Asep yang telah meng-up load form CoE di mailing list ppi-aidai dan Mas Lolo yang berkenan membagi pengalamannya saat mengurus CoE .”

Bila syarat-syarat telah lengkap, sebenarnya mudah sekali mengurus CoE di Ehime.

1. Form Certificate of Eligibility. Form CoE ada 3 lembar A4 (bila diprint sendiri harus berukuran A4); berisi beberapa bagian yang pada dasarnya pemerintah Jepang ingin mengetahui identitas penjamin dan yang akan memperoleh jaminan. Form ini diperbolehkan diisi dengan tulisan tangan maupun komputer. Form dapat diperoleh di kantor imigrasi maupun di bagian internasional Ehime University, muse building.

2. Pas foto. Di sudut kanan atas form CoE tersedia kotak tempat menempel pas foto, 30 mm x 40 mm sebanyak 1 lembar. Tidak ada penjelasan di form tersebut apakah foto berwarna ataukah hitam putih. Hanya saya sarankan sebaiknya yang berwarna, mengingat beda negara akan berbeda warna kulit. Bagi yang tidak membawa pas foto keluarga, soft copy-nya  bisa dikirimkan via email lalu dicetak di Matsuyama (Jepang). Biaya cetak foto (minimal harus 4 lembar) adalah 500 yen. Ya … kira-kira Rp 50.000,- Tentu lebih hemat bila sudah membawa sebelumnya dari Indonesia.

3. Akta kekerabatan. Dalam pengisian form CoE akan dimintai juga informasi tentang hubungan antara penjamin dengan yang akan diberi jaminan. Sehingga diperlukan akta nikah untuk suami-istri, akta kelahiran untuk orang tua-anak  dan akta keluarga untuk saudara kandung (?). Semua akta tersebut disyaratkan berbahasa Inggris atau Jepang dan disyahkan oleh pejabat yang berwenang di Indonesia (?). Sepengetahuan saya, bila men-translate-nya di Pemkot Yogyakarta, maka perlu disiapkan uang Rp 100.000,- untuk 1 akta asli dengan 4 copy berbahasa Inggris terlegalisir. Di imigrasi Ehime cukup menyertakan 1 lembar foto kopiannya saja dan tidak diminta menunjukkan akta yang asli.

4. Surat keterangan penghasilan. Surat ini diperlukan sebagai bukti bahwa penjamin memang memiliki penghasilan di Jepang, sehingga benar-benar mampu mencukupi pihak yang akan dijamin. Bagi mahasiswa penerima beasiswa, kita dapat meminta certificate of schoolarship di bagian internasional Ehime University, muse building. Permohonan CoE memerlukan 1 lembar surat keterangan penghasilan yang asli. Saya juga memperoleh informasi bahwa penerima beasiswa dengan kisaran 100.000 yen/bulan diharapkan juga memiliki penghasilan tambahan, sehingga total pendapatannya/bulan menyamai beasiswa pemerintah Jepang (monbukagakusho). Hal ini dibuktikan dengan fotokopi buku tabungan di Jepang selama 3 bulan terakhir sebelum pengajuan visa di Kedutaan Besar Jepang di Jakarta.

5.  Surat keterangan mahasiswa (zaigaku shoumeisho). Surat ini dapat diperoleh di bagian akademik fakultas (gakumu). Permohonan CoE memerlukan 1 lembar surat keterangan mahasiswa yang asli.

6. Paspor. Mengurus CoE mensyaratkan paspor dari yang akan dijamin (istri, anak, dll.), karena didalam form CoE akan diminta nomor dan masa habis paspor. Foto kopi paspor tersebut supaya dilampirkan dalam pengajuan CoE di kantor imigasi. Jangan lupa juga membawa paspor kita sebagai penjamin.

7. Perangko. CoE yang sudah jadi akan dikirimkan oleh pihak imigrasi ke alamat penjamin di Jepang. Untuk itu, sediakan juga perangko secukupnya. Pada saat saya mengurus, saya diminta membeli perangko di kantor pos seharga 430 yen. Jangan khawatir, sekitar 100 meter dari kantor imigrasi Ehime terdapat kantor pos, di seberang jalan dekat lampu merah.

8. Uang. Pengurusan CoE gratis. Kantor imigrasi Ehime tidak meminta uang sepeser pun.

Selamat mencoba dan semoga berhasil !  O iya, hampir kelupaan, CoE akan jadi sekitar 3 minggu dari aplikasi. Saya sendiri 15 hari sudah diantar ke rumah. Dalam waktu maksimal 3 bulan setelah CoE terbit, permohonan visa ke Kedubes Jepang di Jakarta harus diajukan. Bila tidak, CoE akan hangus dan harus mengurus dari awal lagi. Pernah saya mengurus untuk yang keduakalinya karena satu dan lain hal. Saat mengembalikan form, petugas imigrasi menanyakan berbagai hal tentang batalnya penggunaan CoE sebelumnya. Repot deh! Akhirnya, turut bergembira dengan bertemunya sanak famili di Jepang, semuanya akan bertambah indah dan lebih bermakna 🙂

Penulis:

Atus Syahbudin, seorang pembelajar yang ingin ‘esok harus lebih baik’, senang berkebun dan berinteraksi 🙂 dengan berbagai komunitas. Semoga Sahabat berkenan silaturohim >

——————————

Ingin bertukar informasi bersama Sahabat sekolah Jepang dari seluruh dunia tentang sekolah di Jepang (study in Japan), hidup di Jepang (live in Japan) atau pengalaman berharga lainnya? Ayo GRATIS menjadi Sahabat sekolah Jepang? Apa keuntungannya? TIDAK ADA, kecuali 1) . 2) . 3) . 4) ….